Il Facility management rappresenta un autentico processo imprenditoriale finalizzato a sincronizzare e agevolare tutte le operazioni e le strutture che permettono a un’organizzazione di condurre le proprie attività principali.

Attualmente, si trova in una continua fase di cambiamento.

Il Facility management è un processo imprenditoriale che si focalizza su ottimizzare l’ambiente di lavoro e le risorse, al fine di garantire che un’azienda operi in modo efficiente.

Ciò comporta la progettazione e la gestione degli spazi di lavoro, nonché la supervisione dei servizi chiave che abilitano le operazioni aziendali.

Questi servizi includono la fornitura di energia e tecnologie, la gestione della mensa, del parcheggio e la manutenzione di impianti e attrezzature, insieme alla gestione dei budget e all’analisi costi-benefici.

In quanto disciplina multidisciplinare, il Facility management adatta i suoi compiti alle esigenze specifiche delle imprese, con l’obiettivo costante di consentire loro di concentrarsi sul loro core business in modo ottimale.

I principali vantaggi del Facility management in azienda

Partendo dal presupposto che il Facility management è progettato per ottimizzare la capacità di un’azienda di concentrarsi pienamente sul proprio core business, è evidente che questo processo mira a migliorare la produttività, mantenendo un costante controllo sulla relazione tra costi e benefici e cercando di minimizzare i costi.

Da questa prospettiva, possiamo delineare una serie di vantaggi che il Facility management offre alle imprese:

1. Ambiente di lavoro ottimizzato: Crea spazi di lavoro confortevoli, ben organizzati e ben attrezzati in modo da stimolare e agevolare l’efficienza dei lavoratori durante tutto l’anno, fornendo comfort termico e pulizia adeguata.
2. Sicurezza prioritaria: Si impegna nella verifica e nell’ottimizzazione dei sistemi di sicurezza, compresi impianti, attrezzature antincendio e sistemi di filtraggio dell’aria per garantire la sicurezza e il benessere dei lavoratori.
3. Controllo dei costi: Non si limita a monitorare i costi dei servizi necessari, ma si estende anche alla gestione energetica e alla programmazione delle revisioni degli impianti e sistemi, al fine di massimizzare la loro durata.
4. Focus sul core business: Consente all’azienda di delegare la gestione degli aspetti non essenziali, permettendo ai dirigenti di concentrarsi sulle attività principali.

Quando le aziende hanno bisogno del Facility management

L’approccio corretto al Facility management dovrebbe essere sempre presente, poiché la sua funzione principale è quella di ridurre i costi e aumentare la produttività.

Tuttavia, la domanda dovrebbe essere riformulata per comprendere quando sia appropriato gestirlo internamente o affidarlo a fornitori esterni, come si farebbe con qualsiasi altro servizio.

Le decisioni in questo ambito sono basate principalmente su considerazioni finanziarie e contabili, e non dipendono esclusivamente dalle dimensioni di un’azienda.

Un servizio di qualità considera anche le implicazioni ambientali della produzione aziendale, sottolineando la natura trasversale dei suoi compiti.

Ogni impresa, indipendentemente dalle dimensioni, deve assumersi la responsabilità nei confronti dei suoi stakeholder, compresi dipendenti, fornitori, clienti e comunità circostante.

Quali sono le migliori tecnologie di Facility management

Pensare al Facility management come a un processo statico, che può essere gestito con semplici app e fogli di calcolo, è fuorviante.

Questo settore è in costante evoluzione, adattandosi ai diversi modelli di business e alle esigenze delle imprese e delle organizzazioni.

Oggi, per gestire in modo efficace i servizi forniti dal Facility management, è essenziale utilizzare tecnologie specifiche, tra cui:

1. Gestione dei sensori IoT: L’uso di sensori Internet of Things (IoT) consente il monitoraggio in tempo reale dei sistemi e delle attrezzature, facilitando la manutenzione predittiva.

2. Analisi dei dati (Data analytics): L’analisi dei dati raccolti permette di ottenere informazioni preziose per l’ottimizzazione delle operazioni.

3. Gestione e raccolta dati in Cloud (Data collection): L’archiviazione dei dati in cloud facilita l’accesso e la condivisione delle informazioni in tempo reale.

4. Monitoraggio remoto: Il controllo a distanza dei sistemi e delle attrezzature contribuisce a garantire l’efficienza operativa.

5. Gestione degli spazi di lavoro, inclusi quelli remoti: La gestione dei luoghi di lavoro, compresi quelli remoti, è essenziale per creare ambienti efficienti.

Migliorare l’uso degli strumenti di Facility management

Il Facility management si sta evolvendo rapidamente e sta abbracciando la sensoristica, come gli Smart building, il Smart metering e sensori dedicati all’industria (Industrial Internet of Things, IIoT), che permettono di monitorare il funzionamento in tempo reale di sistemi e macchinari, consentendo la manutenzione predittiva.

Cosa distingue il Facility management dagli altri servizi

La distinzione principale tra il Facility management e altri servizi è concettuale.

Mentre diversi fornitori specializzati possono gestire singoli aspetti delle operazioni, il Facility management offre una visione completa delle attività senza la necessità di creare sinergie con altri partner o concorrenti per svolgere il proprio compito.

Facility management, migliora anche la produttività

Inoltre, mira a migliorare la produttività non solo attraverso la creazione di ambienti di lavoro confortevoli e la gestione di spazi esterni, ma anche attraverso la riorganizzazione dei processi, l’eliminazione dei compiti ripetitivi o la loro automatizzazione.

Il futuro del Facility management: come evolverà

Il futuro del Facility management è influenzato dallo sviluppo del Smart working, che richiede una riorganizzazione dei processi comunicativi all’interno delle organizzazioni.

Con sempre più sedi aziendali ridotte a pochi collaboratori e il lavoro remoto che impone maggiore flessibilità, l’ottimizzazione dei carichi di lavoro e la comunicazione fluida tra le diverse unità aziendali diventano priorità fondamentali.

La collaborazione in remoto richiede soluzioni che consentano una comunicazione efficace, simile a quella in ufficio, oltre a risorse Cloud per lo scambio di dati.